Privacy Policy

Wij doen er alles aan om goed met persoonsgegevens om te gaan. In onze keuze van leveranciers werken wij enkel met goed beveiligde informatiesystemen en duidelijke privacy statements. In deze verklaring vertellen we hoe we met de gegevens omgaan en vanzelfsprekend doen we dit volgens de richtlijnen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).


Wie zijn wij

Wij zijn Victoria ID en gevestigd te Raasdorperweg 189A, 1175 KV, Lijnden, Netherlands
Victoria ID levert screening software aan haar klanten. Dat betekent dat wij volgens de autoriteit persoonsgegevens verwerker zijn en onze klanten de verwerkers verantwoordelijke.

E-mail: legal@victoria-id.com
Telefoon: 020 7008353
Kamer van Koophandel: 87498006
Functionaris gegevensbeheer: Andreas Boon

Van wie verzamelen wij persoonsgegevens

Bij het bezoeken van onze website of het gebruiken van onze app, verzamelen we gegevens gerelateerd aan het type apparaat, browser of hoe je hier gebruik van maakt.

Dit helpt ons om onze diensten op de website of app te optimaliseren met als doel het gebruiksvriendelijker te maken en je beter van dienst kunnen zijn.

Dit doen wij enkel met:

• Jouw expliciete toestemming
• Om de gesloten overeenkomst en/of gebruiksvoorwaarden goed uit te kunnen voeren

Welke persoonsgegevens verwerken wij van kandidaten

Om onze dienstverlening zo goed mogelijk uit te kunnen voeren, is het noodzakelijk dat we gegevens kunnen verwerken. Sommige gegevens zijn verplicht om te verwerken, zodat wij onze dienstverlening kunnen uitvoeren. Een deel van de gegevens die wij verwerken zijn aanvullend om onze dienstverlening beter af te stemmen op jouw wensen.  Hierbij houden wij rekening met de relevantie van de gegevens ten opzichte van onze dienstverlening. Meer specifiek gaat het om – onder andere – de volgende gegevens omtrent jou als kandidaat:

• NAW gegevens, e-mailadres en andere contactgegevens
• Geboortegegevens, geslacht, nationaliteit, BSN, leeftijd en pasfoto
• Websitegegevens als IP-adres, browser en type apparaat
• Bank en betaalgegevens
• Identiteitsgegevens van o.a. paspoort, verblijfsvergunning of ID-kaart
• Rijbewijs
• Diploma gegevens
• Arbeidsverleden
• Financiële situatie
• Referenties of getuigschriften
• Verklaring omtrent het Gedrag
• Data van branche specifieke of professionele registers
• Eigen verklaringen omtrent integriteit of toestemming
• Social media of andere openbare bronnen
• Andere gegevens die van belang kunnen (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van jou als kandidaat
• Persoonsgegevens verstrekt via telefoon of e-mail
• Overige gegevens verstrekt via contactformulier, aanmaken profiel of tijdens een screening

Afhankelijk van het type screening slaan wij gegevens op van je ID-bewijs. Jouw werkgever slaat het ID-bewijs op bij een wervings- en selectieprocedure om na te gaan of je mag werken in Nederland. Indien je niet binnen vier weken (na beëindiging sollicitatieprocedure) aan de slag gaat bij de werkgever dan wordt het ID-bewijs verwijderd. Indien je toestemming verleent mag de werkgever dit nog een jaar bewaren.

Bijzondere persoonsgegevens

Wanneer het voorkomt dat wij dit soort gegevens verwerken dan heeft dit betrekking op een onderdeel van de screening. Wij verwerken op geen enkele manier gegevens van jou zonder expliciete toestemming. Onze softwareoplossing maakt het voor een kandidaat mogelijk om zelf data op te halen en/of te valideren. Deze data is ten eerste beschikbaar voor de kandidaat. Hij of zij bepaalt daarna of de data gedeeld mag worden met de werkgever/opdrachtgever. Wij verwerken alleen gegevens in opdracht van derden ook wel de verwerking verantwoordelijke genoemd.

Voor welk doel verwerken wij jouw gegevens

Wij verwerken persoonsgegevens van personen die gescreend worden door derden (werkgevers/ opdrachtgevers of ondernemingen), waarmee wij zaken doen. Hierbij voert de kandidaat de volledige regie. Wij stellen de kandidaat in staat om zijn of haar gegevens zelf op te vragen en deze, na expliciete toestemming, inzichtelijk te maken voor derden.  Onder derden verstaan wij de werkgever of organisatie die de screening voor de kandidaat hebben klaargezet.

Daarnaast verwerken we gegevens om

• Helder met je te kunnen communiceren
• Feedback of klachten te verwerken of daarop te reageren met als doel onze dienst te optimaliseren en je beter van dienst kunnen zijn
• Voor het afhandelen van betalingen die voort zijn gekomen uit een gesloten overeenkomst
• Het eventueel beschikbaar houden van gegevens voor een volgende screening verkregen met toestemming en op basis van de juiste grondslag
• Informatie te verstrekken en/of aanbiedingen te kunnen doen over onze dienstverlening, zodat deze beter afstemmen op je wensen
• Op basis van enkel noodzakelijke en/of vrijwillig ingestemde cookies en soortgelijke technische gegevens met betrekking tot het gebruik van cookies
• Commerciële aanbiedingen en/of nieuwsbrieven te sturen, uitsluitend wanneer je je hiervoor hebt aangemeld
• Voor management doeleinden waaronder; managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole
• Geanonimiseerde statistische gegevens te verzamelen en de dienst te beveiligen
• Naleving van wet- en regelgeving zoals een wettelijke verplichting om bepaalde gegevens bij te houden

Victoria ID heeft passende beveiligingsmaatregelen en procedures ingesteld om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, wijziging of ongeoorloofde verstrekking en of toegang. Wij doen ons uiterste best om de gegevens te beveiligen echter kunnen we hier geen garantie voor bieden. Wij doen al het mogelijke om toegang tot de persoonsgegevens te beperken louter voor diegenen die er bij betrokken horen te zijn. Geheimhouding wordt toegepast tot de personen die hier toegang toe hebben.

Informatie voor ouders

Victoria ID is zich bewust van het belang van het beschermen van de privacy van kinderen, in het bijzonder wanneer zij zich op het internet begeven. Onze diensten zijn doorgaans niet bedoeld voor kinderen jonger dan 16 jaar, tenzij hier toestemming voor is gegeven door een ouder of voogd voor het verzamelen, vrijgeven of gebruiken van deze persoonsgegevens. Ons beleid is om nooit bewust informatie te verzamelen of te bewaren over personen jonger dan zestien jaar, behoudens in verband met de uitvoering van een overeenkomst voor zakelijke dienstverlening. Het is raadzaam om online activiteiten van kinderen te monitoren. Wanneer er sprake is van persoonsgegevens die wij verzameld hebben van een persoon jonger dan 16 jaar, neem dan contact met ons op.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Victoria ID bewaart gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk.

Aan wie verstrekken wij persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden enkel aan derden verstrekt wanneer dit nodig is voor het uitvoeren van een overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting zoals bijvoorbeeld een indienststelling. Wij sluiten over en weer een verwerkersovereenkomst af met de organisaties waar wij mee werken. Zo zorgen we voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid omtrent persoonsgegevens.


Wat zijn jouw privacy rechten?

Wij zorgen er te allen tijde voor dat de kandidaat regie houdt over zijn of haar persoonsgegevens. Indien er iets onjuist, overbodig of onvolledig is kun je contact met ons opnemen om dit aan te passen of te verwijderen. Meer informatie over alle rechten ten aanzien van jouw gegevens kun je vinden op de website van de nationale toezichthouder genaamd “Autoriteit Persoonsgegevens”. Op grond van artikel 13 lid 2 sub b AVG heb je het recht een verzoek in te kunnen dienen tot inzage, verwijdering of rectificatie, alsmede het recht tegen de verwerking bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Wanneer je ingelogd bent in je account kun je een overzicht vinden van de persoonsgegevens die wij verwerken. Deze kun je downloaden, verwijderen en eventueel aanpassen.

Cookies

Wij maken gebruik van de volgende technische onderdelen:

Cookies

Cookies zijn tekstbestanden waarin informatie staat over o.a. het bezoekgedrag die bij het eerste bezoek aan onze website worden opgeslagen in de browser van jouw computer, smartphone of tablet. Er bestaan drie verschillende cookies. Functionele, analytische en tracking cookies.

Functionele cookies

Hierbij slaat de browser tijdelijk (sessie cookies) of voor een langere tijd (permanente cookies) op, zodat deze informatie bij een volgende bezoek weer naar onze server wordt gestuurd. We houden bijvoorbeeld sessie en inloginformatie bij, doordat we voorkeursinstellingen onthouden. We verzamelen ook gebruikersstatistieken om onze dienst te kunnen blijven optimaliseren.

Tracking cookies

We maken ook gebruik van tracking cookies. Deze zijn bijvoorbeeld bedoeld voor het tonen van relevante advertenties. Wij hebben geen zeggenschap over de manier, waarop andere partijen cookies toepassen. Victoria ID is hiervoor dan ook niet aansprakelijk. Let daarom op dat je de sessie weer uitlogt wanneer je werkt op een publiek toegankelijke computer.

Analytische cookies

Google analytics wordt toegepast om te zien hoe gebruikers de website gebruiken en hoe effectief onze Google Adwords advertenties zijn. Het privacybeleid van Google biedt meer informatie hierover. Google verzamelt deze informatie om statistieken over onze website te verstrekken en om haar adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te bieden. Het is mogelijk dat Google deze informatie aan derden verschaft wanneer zij hiertoe worden verplicht of wanneer derden de informatie namens Google verwerken.

Wijzigingen privacy statement

Victoria ID behoudt het recht om de Privacy Statement van tijd tot tijd te wijzigen of aan te vullen. De actuele versie van onze Privacy Statement is altijd te vinden op onze website. Deze versie is opgesteld  op 01-07-2022.

Zakelijke relaties

We verwerken persoonsgegevens van personen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen en die betrekking hebben :

• Voor het doen van aanbiedingen
• Voor het verstrekken van informatie over onze dienstverlening en/of overige activiteiten
• Voor het onderhouden van een zakelijke relatie
• Voor het sluiten en onderhouden van een en opdrachtovereenkomst
  

Welke persoonsgegevens verwerken wij

• Voor- en achternaam
• Contactgegevens
• Functie
• Gegevens van het bedrijf
• Gegevens om een goede zakelijke relatie met je kunnen onderhouden
• Gegevens ten behoeve van bijeenkomsten, evenementen en bijeenkomsten

Waarom verzamelen wij deze persoonsgegevens

• Om een overeenkomst met jou aan te kunnen gaan, onderhouden en na te komen
• Helder met jou te kunnen communiceren
• Een goede zakelijke relatie met jou te onderhouden, om;
  • Aanbiedingen te kunnen doen, informatie te kunnen verstrekken over onze dienstverlening, relatiegeschenken te verstrekken en/of en andere activiteiten;
  • Je te kunnen benaderen voor commerciële aanbiedingen, events, nieuwsbrieven, en promotie-acties die voor jou interessant kunnen zijn, enkel wanneer je je hiervoor hebt aangemeld (opt-in).
• Te kunnen factureren
• De kredietwaardigheid te kunnen bepalen
• Om jou en/of jouw collega’s toegang te verstrekken tot de White Label en het accountbeheer in te regelen
• Feedback of klachten te verwerken of daarop te reageren om onze dienstverlening en middelen te kunnen verbeteren of je beter van dienst te kunnen zijn
• Onze dienstverlening te optimaliseren

Hoe lang bewaren wij de persoonsgegevens

Wij hanteren bewaartermijnen afhankelijk van de relevantie van de gegevens omtrent het onderhouden van of vastleggen van de relatie en de andere bovengenoemde doelen, toepasselijke wettelijke bewaartermijnen, eventuele claim risico’s of andere verplichtingen, waarbij het uitgangspunt is dat deze persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan daarvoor noodzakelijk.

Privacy Statement versie 1 juli 2022

‍