Privacy Policy

Privacy Statement

Wij doen er alles aan om goed met persoonsgegevens om te gaan. In onze keuze van leveranciers werken wij enkel met goed beveiligde informatiesystemen en duidelijke privacy statements. In deze verklaring vertellen we hoe we met de gegevens omgaan en vanzelfsprekend doen we dit volgens de richtlijnen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)  

Wie zijn wij

Victoria-ID en gevestigd te Lijnden, Raasdorperweg 189A, 1175 KV.  

Victoria-ID levert screening software aan haar klanten. Dat betekent dat wij volgens de autoriteits persoonsgegevens verwerker zijn en onze klanten de verwerkers verantwoordelijke.  

E-mail: legal@victoria-id.com

KvK: 87498006

Telefoon: 020 7008353

Van wie verzamelen wij persoonsgegevens

Bij het bezoeken van onze website of het gebruiken van onze app, verzamelen we gegevens gerelateerd aan het type apparaat, browser of hoe hier gebruik van wordt gemaakt. Dit helpt ons om onze diensten op de website of app te optimaliseren met als doel het gebruiksvriendelijker te maken en een betere dienstverlening te kunnen bieden.  

Dit doen wij enkel met:  

• Expliciete toestemming  

• Om de gesloten overeenkomst en/of gebruiksvoorwaarden goed uit te kunnen voeren.  

Welke persoonsgegevens verwerken wij van kandidaten
Om onze dienstverlening zo goed mogelijk uit te kunnen voeren, is het noodzakelijk dat we gegevens kunnen verwerken. Sommige gegevens zijn verplicht om te verwerken, zodat wij onze dienstverlening kunnen uitvoeren. Een deel van de gegevens die wij verwerken zijn aanvullend om onze dienstverlening beter af te stemmen op de wensen.  

Hierbij houden wij rekening met de relevantie van de gegevens ten opzichte van onze dienstverlening. Meer specifiek gaat het om - onder andere - de volgende gegevens omtrent de kandidaat:

• NAW gegevens, e-mailadres en andere contactgegevens

• Geboortegegevens, geslacht, nationaliteit, BSN, leeftijd en pasfoto

• Websitegegevens als IP-adres, browser en type apparaat

• Curriculum vitae (CV), informatie over werkervaring en opleiding

• Bank en betaalgegevens

• Identiteitsgegevens van o.a. paspoort, verblijfsvergunning of ID-kaart

• Rijbewijs

• Arbeidsverleden

• Financiële situatie  

• Referenties of getuigschriften

• Verklaring Omtrent het Gedrag

• Data van branchespecifieke of professionele registers

• Aansprakelijkheidsverzekering

• Internationaal strafblad

• Eigen verklaringen omtrent integriteit of toestemming  

• Social media of andere openbare bronnen

• Andere gegevens die van belang kunnen zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid de kandidaat

• Persoonsgegevens verstrekt via telefoon of e-mail  

• Overige gegevens verstrekt via contactformulier, aanmaken profiel of tijdens een screening

• De formulierenmodule verwerkt persoonsgegevens zoals naam, contactgegevens, functietitels en aanvullende gegevens die nodig zijn voor specifieke screenings. Alle ingevulde formulieren worden beveiligd opgeslagen binnen ons platform en zijn alleen toegankelijk voor bevoegde gebruikers.

Onze formulierenmodule stelt klanten en kandidaten in staat om gegevens in te vullen, te ondertekenen en te verwerken op een veilige en gestructureerde manier. De module ondersteunt meerdere invullers en biedt de mogelijkheid om de volgorde  van invullen en ondertekenen te beheren. De gegevens die via de formulierenmodule worden verzameld, worden uitsluitend gebruikt voor het uitvoeren van screenings, rapportages en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Afhankelijk van het type screening slaan wij gegevens op van het ID-bewijs. De organisatie slaat het ID-bewijs op bij een wervings en selectieprocedure om na te gaan of een persoon mag werken in Nederland. Indien hij of zij niet binnen vier weken (na beëindiging sollicitatieprocedure) aan de slag gaat bij de organisatie dan wordt het ID-bewijs verwijderd. Ingeval van toestemming mag de organisatie dit nog een jaar bewaren.  

Bijzondere persoonsgegevens

Voorbeelden hiervan zijn strafrechtelijke verleden, geboorteland of gezondheidszaken.  

Wanneer het voorkomt dat wij dit soort gegevens verwerken dan heeft dit betrekking op een onderdeel van de screening. Wij verwerken op geen enkele manier gegevens van jou zonder expliciete toestemming. Onze softwareoplossing maakt het voor een kandidaat mogelijk om zelf data op te halen en/of te valideren. Deze data is ten eerste beschikbaar voor de kandidaat. Hij of zij bepaalt daarna of de data gedeeld mag worden met de organisatie.  

Wij verwerken alleen gegevens in opdracht van derden ook wel de verwerking verantwoordelijke genoemd.  

Voor welk doel verwerken wij gegevens
Wij verwerken persoonsgegevens van personen die gescreend worden door derden (Organisaties/ opdrachtgevers of ondernemingen), waarmee wij zaken doen. Hierbij voert de kandidaat de volledige regie. Wij stellen de kandidaat in staat om zijn of haar gegevens zelf op te vragen en deze, na expliciete toestemming, inzichtelijk te maken voor derden. Onder derden verstaan wij de organisatie die de screening voor de kandidaat hebben klaargezet.  

Daarnaast verwerken we gegevens om:

• Helder te kunnen communiceren

• Feedback of klachten te verwerken of daarop te reageren met als doel onze dienst te optimaliseren en zo beter van dienst kunnen zijn

• Voor het afhandelen van betalingen die voort zijn gekomen uit een gesloten overeenkomst  

• Het eventueel beschikbaar houden van gegevens voor een volgende screening verkregen met toestemming en op basis van de juiste grondslag

• Informatie te verstrekken en/of aanbiedingen te kunnen doen over onze dienstverlening, zodat deze beter afstemmen op de wensen

• Op basis van enkel noodzakelijke en/of vrijwillig ingestemde cookies en soortgelijke technische gegevens met betrekking tot het gebruik van cookies  

• Commerciële aanbiedingen en/of nieuwsbrieven te sturen, uitsluitend wanneer hiervoor toestemming is verleend  

• Voor management doeleinden waaronder; managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole

• Geanonimiseerde statistische gegevens te verzamelen en de dienst te beveiligen

• Naleving van wet- en regelgeving zoals een wettelijke verplichting om bepaalde gegevens bij te houden

Victoria-ID heeft passende beveiligingsmaatregelen en procedures ingesteld om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, wijziging of ongeoorloofde verstrekking en of toegang. Wij doen ons uiterste best om de gegevens te beveiligen echter kunnen we hier geen garantie voor bieden. Wij doen al het mogelijke om toegang tot de persoonsgegevens te beperken louter voor diegenen die er bij betrokken horen te zijn.  

Geheimhouding wordt toegepast tot de personen die hier toegang toe hebben.  

Informatie voor ouders
Victoria-ID is zich bewust van het belang van het beschermen van de privacy van kinderen, in het bijzonder wanneer zij zich op het internet begeven. Onze diensten zijn doorgaans niet bedoeld voor kinderen jonger dan 16 jaar, tenzij hier toestemming voor is gegeven door een ouder of voogd voor het verzamelen, vrijgeven of gebruiken van deze persoonsgegevens. Ons beleid is om nooit bewust informatie te verzamelen of te bewaren over personen jonger dan zestien jaar, behoudens in verband met de uitvoering van een overeenkomst voor zakelijke dienstverlening. Het is raadzaam om online activiteiten van kinderen te monitoren. Wanneer er sprake is van persoonsgegevens die wij verzameld hebben van een persoon jonger dan 16 jaar, neem dan contact met ons op.  

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Victoria-ID bewaart gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk  

Aan wie verstrekken wij persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden enkel aan derden verstrekt wanneer dit nodig is voor het uitvoeren van een overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting zoals bijvoorbeeld een indienststelling. Wij sluiten over en weer een verwerkersovereenkomst af met de organisaties waar wij mee werken. Zo zorgen we voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid omtrent persoonsgegevens.  

Wat zijn privacy rechten?

Wij zorgen er te allen tijde voor dat de kandidaat regie houdt over zijn of haar persoonsgegevens. Indien er iets onjuist, overbodig of onvolledig is kan men contact met ons opnemen om dit aan te passen of te verwijderen. Meer informatie over alle rechten ten aanzien van gegevens is te vinden op de website van de nationale toezichthouder genaamd “Autoriteit Persoonsgegevens”. Op grond van artikel 13 lid 2 sub b AVG heeft een persoon het recht een verzoek in te kunnen dienen tot inzage, verwijdering of rectificatie, alsmede het recht tegen de verwerking bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Wanneer een kandidaat is ingelogd in het account is daar een overzicht te vinden van de persoonsgegevens die wij verwerken. Deze zijn te downloaden, verwijderen en eventueel aanpassen. Kandidaten hebben het recht om hun persoonlijke gegevens te downloaden in een rapportage. Dit kan eenvoudig worden gedaan via ons platform, waar kandidaten toegang hebben tot hun screeningresultaten en deze in een overzichtelijke rapportage kunnen opslaan voor eigen gebruik of om te delen met derden.

Wij maken gebruik van de volgende technische onderdelen:

Cookies

Cookies zijn tekstbestanden waarin informatie staat over o.a. het bezoekgedrag die bij het eerste bezoek aan onze website worden opgeslagen in de browser van een computer, smartphone of tablet.  

Er bestaan drie verschillende cookies. Functionele, analytische en tracking cookies.  

Functionele cookies

Hierbij slaat de browser tijdelijk (sessie cookies) of voor een langere tijd (permanente cookies) op, zodat deze informatie bij een volgende bezoek weer naar onze server wordt gestuurd. We houden bijvoorbeeld sessie en inloginformatie bij, doordat we voorkeursinstellingen onthouden. We verzamelen ook gebruikersstatistieken om onze dienst te kunnen blijven optimaliseren.  

Tracking cookies

We maken ook gebruik van tracking cookies. Deze zijn bijvoorbeeld bedoeld voor het tonen van relevante advertenties. Wij hebben geen zeggenschap over de manier, waarop andere partijen cookies toepassen. Victoria-ID is hiervoor dan ook niet aansprakelijk.  

Analytische cookies

Google analytics wordt toegepast om te zien hoe gebruikers de website gebruiken en hoe effectief onze Google Adwords advertenties zijn. Het privacybeleid van Google biedt meer informatie hierover. Google verzamelt deze informatie om statistieken over onze website te verstrekken en om haar adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te bieden. Het is mogelijk dat Google deze informatie aan derden verschaft wanneer zij hiertoe worden verplicht of wanneer derden de informatie namens Google verwerken.  

Wijzigingen privacy statement

Victoria-ID behoudt het recht om de Privacy Statement van tijd tot tijd te wijzigen of aan te vullen. De actuele versie van onze Privacy Statement is altijd te vinden op onze website.  

Zakelijke relaties

We verwerken persoonsgegevens van personen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen en die betrekking hebben :

• Voor het doen van aanbiedingen  

• Voor het verstrekken van informatie over onze dienstverlening en/of overige activiteiten  

• Voor het onderhouden van een zakelijke relatie

• Voor het sluiten en onderhouden van een en opdrachtovereenkomst  

Welke persoonsgegevens verwerken wij

• Voor- en achternaam  

• Contactgegevens

• Functie

• Gegevens van het bedrijf  

• Gegevens om een goede zakelijke relatie te kunnen onderhouden

• Gegevens ten behoeve van bijeenkomsten, evenementen en bijeenkomsten  

Waarom verzamelen wij deze persoonsgegevens

• Om een overeenkomst met jou aan te kunnen gaan, onderhouden en na te komen

• Helder met jou te kunnen communiceren

• Een goede zakelijke relatie met jou te onderhouden, om;

• Aanbiedingen te kunnen doen, informatie te kunnen verstrekken over onze dienstverlening, relatiegeschenken te verstrekken en/of en andere activiteiten;

• Voor commerciële aanbiedingen, events, nieuwsbrieven, en promotie-acties die interessant kunnen zijn, enkel wanneer hier toestemming voor is gegeven (opt-in).

• Te kunnen factureren

• De kredietwaardigheid te kunnen bepalen

• Om personen toegang te verstrekken tot de White Label en het accountbeheer in te regelen

• Feedback of klachten te verwerken of daarop te reageren om onze dienstverlening en middelen te kunnen verbeteren of wij zo beter van dienst te kunnen zijn

• Onze dienstverlening te optimaliseren

Hoe lang bewaren wij de persoonsgegevens

Wij hanteren bewaartermijnen afhankelijk van de relevantie van de gegevens omtrent het onderhouden van of vastleggen van de relatie en de andere bovengenoemde doelen, toepasselijke wettelijke bewaartermijnen, eventuele claim risico's of andere verplichtingen, waarbij het uitgangspunt is dat deze persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan daarvoor noodzakelijk.

Privacy Statement versie 3.0

13 november 2024

‍